Emberi Erőforrások

6 tipp egy projekt menedzseléséhez, amikor a csapattagok nem jelentkeznek Önnek

Munkatársak csoportja beszélget

••• PeopleImages / Getty Images

TartalomjegyzékKiterjedTartalomjegyzék

Az iskolában a csoportos projekt nem mindig volt pozitív élmény. Elkerülhetetlen, hogy mindegyik csoportban egyesek keményebben dolgoztak, mint mások, míg mások soha nem jelentek meg. Ennek eredményeként frusztráló lehet, ha Ön az egyik csapattag, aki a legtöbb terhet viseli.

Az üzleti világban kicsit más a helyzet, hiszen minden projektnek van egy projektmenedzsere, és ez a személy valós következményekkel járhat, ha a csapattagok nem hajtják végre a feladataikat. Még akkor is, ha a projektvezető nem fegyelmi jogkörrel rendelkezik csapata felett egy tag rossz teljesítménye visszatérhet a főnökéhez, és negatívan tükrözheti karrierjét.

Valószínűleg a projektmenedzser nem választhatja ki a csapat tagjait a projekthez, és nem lesz felhatalmazása egy tag eltávolítására a gyenge teljesítmény miatt. Hogyan kezelhetsz egy projektet, amikor a csapattagok nem jelentkeznek neked?

Íme hat tipp, hogyan vezess egy projektet, ha a csapattagok nem jelentkeznek neked.

Tisztázza határait a főnökkel

Még mielőtt megvan az első csapattalálkozó , üljön le azzal a személlyel, aki Önt ehhez a projekthez rendelte, és beszéljen a menedzsment elvárásairól. Ez természetesen a legegyszerűbb, ha Ön és a csapat összes tagja ugyanahhoz a személyhez számol be, de még ha nem is, akkor is érdemes ezt a beszélgetést folytatni.

Ezeket a kérdéseket szeretné feltenni:

  • Van hatalma arra, hogy eltávolítson és lecseréljen embereket a csapatból, ha nem dolgoznak?
  • Ez a projekt elsőbbséget élvez a többi projekttel szemben? Ha nem, akkor hol helyezkedik el a projekt a hierarchiában. Más szóval, meg tudja mondani a csapattagoknak, hogy le kell állítaniuk egy másik projektet, hogy betartsák a határidőt?
  • Ha problémái vannak a csapattagok teljesítményével, a fegyelmező hatalommal rendelkező főnök fogja támogatni, vagy egyenrangúnak tekintenek a csapattagokkal?
  • Ha még nem tette meg, kérdezze meg, mik a projekt céljai és a befejezéséig várható időkeret.

Ha megvan meghatározta a határait a projekt megkezdése előtt , tudni fogja, meddig mehet el, és mit kérhet csapattagjaitól. Az a főnök, aki azt mondja, hogy ez a projekt a legfontosabb, de nem támogatja Önt ebben, ugyanaz, mint a főnök, aki azt mondja, hogy nem ez a legfontosabb.

Azonban, ha a főnöködtől felveszi a részvételt arra vonatkozóan, hogy a projekt elsődleges fontosságú-e, az segíthet abban, hogy a tagokat a lehető legkeményebb munkára késztesse. És ne féljen közvetlen kapcsolatba lépni a főnökével, ha megemlíti, hogy tudni szeretné a projekt fontossági szintjét, hogy ezt az üzenetet közölhesse a csapattal. Szeretné kommunikálni, hogy mindenkinek ugyanaz a célja, hogy a projektet megfelelően és időben fejezzék be.

Ezenkívül e-mailben felveheti a főnökét, és megerősítheti, hogy a projekt kiemelt fontosságú. Miután megkapta az e-mailben elküldött visszaigazolást, szükség esetén továbbíthatja az e-mailt a csapatnak.

Fontos megjegyezni, hogy a csapattagoknak a projekten kívül más felelősségeik is lehetnek. Ennek eredményeként előfordulhat, hogy kezdetben nem tekintik az Ön projektjét elsődleges prioritásnak, de ez nem feltétlenül azért van, mert nem érdekli őket, vagy nem akarnak dolgozni. Nagyon valószínű, hogy egyszerűen más feladataik és felelősségeik vannak, amelyeket napi szinten el kell végezniük. Ez különösen igaz, ha különböző részlegekről dolgozó kollégákkal dolgozunk együtt.

Ha beszél a főnökével, hogy tisztázza a projekt fontosságát, a célokat és az ütemtervet, és az információk korai közlése a csapattal elősegítheti, hogy a folyamat gördülékenyebb legyen, és kevésbé legyen stresszes.

A feladatok elvégzése előtt beszéljen csapatával

Ha több szervezetet is felölelő csapattal rendelkezik, akkor könnyű feladatot adni. Jane a marketingtől fogja ellátni a marketing feladatokat. A pénzügyeket Karen fogja kezelni a pénzügyektől. De még akkor is, ha a felelősségek egyértelműek, először beszéljen a csapattagokkal.

Előfordulhat, hogy Karen és Jane is ebbe a csapatba kérte fel magát, hogy többet tudjon meg a cég más területeiről, így ha szakterületükhöz rendeli őket, frusztrálttá válhatnak.

Ez a beszélgetés kritikus fontosságú a kiváló csapatkapcsolathoz. Bár Ön felelős a projekt végső eredményéért, nem érhet el nagyszerű eredményeket a csapattagok nélkül. Röviden: erősítse csapattagjait azáltal, hogy kikéri véleményüket és aggályaikat. Amikor a projekt befejeződött és sikeres, az egész csapat büszke lehet arra, hogy mindegyikük aktív szerepet játszott a sikerben.

Dupla ellenőrzés a főnökkel

Ha a csapattagokkal való beszélgetés után úgy találja, hogy ennek a feladatnak az egyetlen módja, ha olyan feladatokat ad, amelyeket egy vagy több ember kellemetlennek talál, beszéljen főnökével, mielőtt megadná a feladatokat.

Miért? Győződjön meg arról, hogy rendelkezik a szükséges biztonsági másolattal, és nem hagyott figyelmen kívül egy lehetőséget, amely kielégítőbbé teszi a feladatokat a csapattagok számára.

Végezzen el legalább egy tetves feladatot

Mindenki tudhatja, hogy te voltál választották ennek a csapatnak az élére a sikereid miatt, de az is fontos, hogy feltűrd az ingujjaidat, és belevágj a dolgok keveredéséhez.

Ha valami nehéz vagy kellemetlen dologra vállalkozik, az azt üzeni, hogy a csapat tagja vagy, és törődsz a csapattársaiddal. A kellemetlen feladatok kiosztása azt üzeni, hogy jobbnak tartod magad, mint a csapattársaid.

Ez nem jelenti azt, hogy minden rossz feladatot el kell végeznie. De ügyeljen arra, hogy méltányosan oszlassák el őket a csapattagok között. Csapatról csapatra változik, hogy mi a kellemetlen, de minden projektben van valami, amit senki sem akar megtenni. Gyakran számos olyan feladat van, amelyeket mindenki szeretne elkerülni. Ügyeljen arra, hogy igazságosan osszák el őket, és vegye ki a részét.

Adjon azonnali visszajelzést

Emlékezik a visszajelzés több, mint kimondani , 'nagyszerű munka' vagy 'rossz munka', ez egy nagyszerű munka volt, mert... és ez nem lett olyan jó, mert... A mert kifejezések nélkül senki sem tanul . És mindaddig, amíg visszajelzést szeretne küldeni, győződjön meg róla elfogadod a visszajelzést a csapat tagjaitól.

Ismét felhatalmazza őket arra, hogy nagyszerű munkát végezzenek, és emlékezteti őket, hogy az ő sikerük a te sikered, és ebben mindannyian együtt vagytok. Ha visszajelzést ad, és megtanítja nekik, hogyan kell elvégezni egy feladatot, különösen, ha több tapasztalattal rendelkezik, pozitív munkakörnyezetet teremt.

Tájékoztasson mindenkit

Csapatvezetőként jelentést kell készítenie az előrehaladásról a szervezet vezetőinek és felsőbb vezetőinek. Ügyeljen arra, hogy az ezekről a találkozókról származó információkat visszavigye csapatának. Ezenkívül tudassa a csoportjával, hogy mit fog mondani ezeken a találkozókon.

Emellett mindenkinek adjon elismerést, különösen, ha dicséretről van szó. Jól megy a projekt, mert mesés vagy? Hát persze, de ezt ne mondd. Mondjuk, hogy a projekt jól megy, mert a csapat mesés. Mindenki tudni fogja, hogy a csapat tagja vagy.

De mi van akkor, ha a projekt borzalmasan megy? Osztod a felelősséget? Igen, de csak privátban. Egyénileg felkeresed a csapattagokat, és azon dolgozol, hogy megváltoztasd az irányukat vagy hozzájárulásukat. Ha ez nem működik, menj a főnöködhöz, és foglalkozz a problémákkal.

Ha megvan a lehetősége arra, hogy eltávolítson embereket a csapatból, most itt az ideje, hogy megtegye, de ha nem, akkor beszélhet azzal a személlyel, aki ezt teszi. De bármit is csinálsz, ne kezdj el pletykálkodni vagy panaszkodni a csapattagjaidról. Ez tönkreteszi a moráljukat, és mindent rosszabbá tesz.

Ne feledje, hogy egy sikeresen vezetett csapatprojekt fellendítheti karrierjét, javíthatja szakmai hírnevét és láthatóvá tegye munkáját szervezetében . Az eredmény további feladatok vagy előléptetés lehet.

--------------------------------------------------

Suzanne Lucas szabadúszó író, aki 10 évet töltött a vállalati humánerőforrásnál, ahol felvette, elbocsátotta, kezelte a számokat, és kétszer egyeztetett az ügyvédekkel.