Állásinterjú

Adminisztratív asszisztens interjú Kérdések és válaszok

Adminisztrációs asszisztens telefonon

••• AAGAMIA / The Image Bank / Getty Images

TartalomjegyzékKiterjedTartalomjegyzék

Amikor interjút készít egy adminisztratív asszisztensi munkakör , a kérdező szeretné megtudni, mennyire releváns az Ön képesítése a pozíció szempontjából, és hogyan illeszkedne be a vállalathoz és az osztályhoz.

Mert a munkához mindkettő szükséges közigazgatási és személyek közötti A munkaerő-felvételi vezetők gyakran rákérdeznek arra, hogy milyen tulajdonságokkal rendelkezik, amelyek alkalmassá teszik a pozíció betöltésére, valamint a kevésbé számszerűsíthető emberismeretekre.

Felkészülés az interjúra

A felkészülés egyik módja a munkaköri leírás elemzése, hogy megpróbálja megérteni, van-e konkrét szakmai tudáskészlet amelyre a pozíció összpontosít.

Van-e például hangsúly az utazástervezésen, a projektkoordináción, a napi megbeszéléseken, a személyes segítségnyújtáson vagy bármi máson?

A válaszadás során feltétlenül hangsúlyozd a legrelevánsabb tapasztalatodat állásspecifikus interjúkérdések .

Készítsen listát az álláshirdetésben említett készségekről, és bátran adjon hozzá néhányat, amelyekről úgy gondolja, hogy alkalmazhatóak lennének. Ezután vessen egy pillantást saját adminisztratív és irodai képességeire, és illessze képzettségét a munkához .

Ez segít abban, hogy válaszait a legrelevánsabb módon szabja az adott pozícióhoz.

1:14

Nézze meg most: Hogyan válaszoljon 4 gyakori kérdésre adminisztratív munkákkal kapcsolatban

Tippek az interjú kezeléséhez

Fontos tisztában lenni azzal, hogy a vita valószínűleg túlmutat az interperszonális kérdéseken puha készségek , mint például a kommunikációs képességeid, a szervezési készségeid vagy az időszerűséged. Készen kell állnia a beszélgetésre kemény készségek , is.

Készüljön fel a szoftverprogramok megbeszélésére

Mivel sok adminisztratív asszisztensi pozíció megköveteli bizonyos szoftverek gyakori használatát, előfordulhat, hogy meg kell beszélnie a különböző programokat, amelyekkel dolgozott, hogyan használta ezeket a programokat, és meg kell beszélnie szakértelmét.

Szeretek technológiát használni és új programokat tanulni. Arra is van érzékem, hogy tanítsam azokat a munkatársakat, akik esetleg nem értenek annyira a rendszerek használatához. Legutóbbi munkahelyemen a Kent Associatesnél önként jelentkeztem projektmenedzsment rendszerek felülvizsgálatára az általam támogatott szakembercsapat számára. A főnököm jóváhagyta az ajánlásomat, és bevezettük a web alapú rendszert, az Asana-t, amely segít a projektek nyomon követésében és az információk megosztásában egy webes platformon.

Kiterjed

Én vagyok az irodában a PowerPoint diák, és szívesen segítek értékesítőinknek, hogy elkápráztassák az ügyfeleket prezentációikkal. Emellett haladó Excel-felhasználó vagyok, és komplex makrókat készítek projektjavaslatok költségvetési előrejelzéseinek elkészítéséhez.

Kiterjed

Válaszai lenyűgözőbbek lesznek, ha konkrét anekdotákat közöl, amelyek példát mutatnak az adminisztrációs eszközök és folyamatok kezelésében.

Legyen kész az adminisztrációs folyamatok megbeszélésére

Fel kell készülnie arra, hogy korábbi pozícióiban megvitassa munkafolyamatait és adminisztrációs folyamatait. Adminisztratív szakemberként nem kellene kétséges, hogy szervezett vagy és részletorientált. A kérdező tudni fogja hogyan ezeket a tulajdonságokat a mindennapi munkafolyamatban nyilvánítja meg.

A szervezési képességek és a részletekre való odafigyelés az egyik legerősebb tulajdonságom. Azokban a helyzetekben boldogultam, amikor az összetett projektekben rendet tudok teremteni. Korábban például nyolc olyan szakembert támogattam, akik promóciós rendezvényeket terveztek az ügyfeleknek. Kidolgoztam egy sablont a célok és az előrehaladás nyomon követésére minden projekthez, és egy megosztott meghajtón állítottam be, hogy az érintett személyzet minden tagja nyomon követhesse a csapat projektjei és eseményei előrehaladását.

Kiterjed

Amikor az Alfred Groupnál dolgoztam, elkészítettem egy eljárási kézikönyvet, amely felvázolta a hitelkérelmek feldolgozásához szükséges lépéseket, majd feltöltöttem online, hogy minden hitelügyintéző ugyanazokat az eljárásokat kövesse.

Kiterjed

Mindig pozitívan válaszoljon

Az interjú során ügyeljen a viselkedésére. Mosolyogj, tarts szemkontaktust az interjúztatóval, és beszélj lelkes (de mégis nyugodt és magabiztos) hangon.

Mivel az adminisztratív asszisztensek gyakran nagyon szoros kapcsolatban állnak azokkal az egyénekkel, akiknek dolgoznak, elengedhetetlen, hogy mindig pozitívak, professzionálisak és udvariasak legyenek.

Kiterjed

Szeretné, ha a kérdezőnek ne legyen kétsége afelől, hogy Önnel együtt dolgozni kellemes élmény lesz.

Az ügynökségünkben a recepción dolgoztam, és nagyon fontos volt, hogy pozitív első benyomást keltsek mind a jelenlegi, mind a leendő ügyfelek számára. Természetes „tudom csinálni” ember vagyok, és véleményeim rendszeresen dicsérik ügyfélszolgálati orientációmat.

Kiterjed

A cég az interakciók után felméri az ügyfeleket, és folyamatosan felbukkan a nevem, mint segítőkész, kellemes és profi munkatárs. A főnököm megjegyezte, hogy az ügyfelek milyen gyakran kérnek tőlem segítséget, amikor az irodát hívják segítségért.

Kiterjed

Adminisztratív asszisztens interjú Kérdések és válaszok

A felkészülés során hasznos lehet áttekinteni a felmerülő kérdéseket. Gondolja át, hogyan fogalmazzon meg egy választ, kiemelve a korábbi munkahelyek konkrét tapasztalatait és sikereit.

Kérdések, amelyeket fel kell tenni a kérdezőnek

Önnek is meg kell tennie néhányat kutatás a cégről , és készen kell állnia arra, hogy releváns kérdéseket tegyen fel, amikor lehetőség adódik.

Hasznos lehet, ha előre feltesz néhány kérdést, amelyeket feltehetsz, vagy tovább beszélhetsz, ha az interjú elején nem volt lehetőséged.

Ez gyakran az interjú vége felé jár, ezért fontos, hogy jó benyomást keltsen a kérdező(k)ben. Ennek nagyszerű módja, ha érdeklődését és az állásinterjúra való felkészülését mutatja be úgy, hogy a feltett kérdéseket saját kérdéseivel összekapcsolja.

  • Mik ennek a pozíciónak a feladatai?
  • Le tudná írni egy tipikus napot (hetet) ezen a részlegen?
  • Mik az erősségei ennek az osztálynak? Mik a gyengeségek?
  • A korábbi asszisztensei szerint mi volt a legjobb része az Ön számára végzett munkának? Mit mondanának a legrosszabbnak?
  • Milyen irányba halad a cég a következő öt évben? Úgy érzi, hogy vannak veszélyei a sikernek?
  • Miért hagyta el az utolsó asszisztense posztját? Mik voltak az erősségei? Mik voltak a gyengeségei? Mit csinál most?
  • Milyen tulajdonságokkal rendelkezik a legjobb asszisztens? Mi a helyzet a legrosszabb asszisztensével?
  • Milyen gyakran végeznek teljesítményértékelést? Ki vezeti őket?
  • Milyen készségek a legfontosabbak számodra egy adminisztratív asszisztensként?
  • Hogyan jutalmazza és bátorítja az osztályán dolgozókat?
  • Vannak folyamatban lévő termelési problémák ezen az osztályon?
  • Hogyan kezelte a múltban a személyi problémákat?
  • Melyek a legnagyobb kihívások egy ilyen pozíciót betöltő személy számára?
  • Ön szerint mi a legkifizetődőbb szempont ebben a pozícióban?
  • Támogatja-e Ön (a cég/részleg) a szakmai egyesületi tagságot és a folyamatos szakmai fejlődést?
  • Mit írna le az adminisztratív személyzet szerepeként ebben az irodában?
  • Túlóra vagy hétvége várható?
  • Mit szeret a legjobban ennél a cégnél dolgozni? Vannak olyan változtatások, amelyeket végrehajtanál?
  • Mit szeret a legkevésbé az itt végzett munkában?
  • Ösztönzi az osztályt a csapatmunkára, vagy inkább az egyéni hozzájárulásra koncentrál?

Készüljön fel az állásinterjúval kapcsolatos további kérdésekre

A munkakör-specifikus interjúkérdéseken kívül általánosabb kérdéseket is feltesznek a foglalkoztatási múltjával, végzettségével, erősségeivel, gyengeségeivel, eredményeivel, céljaival és terveivel kapcsolatban.

Itt van egy lista a leggyakoribb interjúkérdések és mintaválaszokat.