Menedzsment És Vezetés

Költségvetés-kezelési tippek új vezetőknek

Üzletember dolgozik egy irodában, nagy, régimódi költségvetési főkönyvekkel

•••

SuperStock / Getty Images

Amikor egy alkalmazottat a sajátjává léptetnek elő első vezetői szerepkör , valószínűleg ez lesz az első alkalom, hogy osztály költségvetését kezeli.

A legtöbb új menedzserek kevés vagy semmilyen formális képzésben nem részesülnek a költségvetési előrejelzés kidolgozásában, a kiadások nyomon követésében vagy az évközi kiigazítások végrehajtásában. Gyakran átadnak nekik egy táblázatot vagy jelentést a menedzserüktől vagy a pénzügyi osztálytól, és elvárják, hogy tudják, hogyan kell ezt megtenni, vagy próbálgatással tanulnak.

Bár a próbálkozás és a hiba hatékony módja lehet egy új készség elsajátításának, jobb lenne, ha egy új menedzsernek nem kellene túl sok fájdalmas hibát elkövetnie. Íme néhány tipp, ha éppen költségvetési felelősséggel rendelkező menedzserré léptették elő.

Fektessen időt a tanulásra a kezdetektől fogva

Nincs jobb alkalom a hülye kérdések feltevésére, mint amikor újonc vagy valamiben, és még soha nem csináltad. Inkább kérdezzen és szánjon rá időt a tanulásra, mint várja meg, amíg valaki rámutat a hibáidat . Kérjen időt vezetőjétől (vagy elődjétől), hogy áttekintse a mögöttes filozófiát, az átfogó célokat, a formátumot és az egyes sorokat. Ha a szervezetének van pénzügyi személye, kérje meg azt is, hogy töltsön időt Önnel. A legtöbben hízelgetnek, és hajlandóak megosztani szakértelmüket.Végül is, ha előzetesen meg tudják tanítani, hogyan csináld a dolgokat a specifikációik szerint, akkor később kevésbé fogsz fejfájást okozni nekik.

Vegyen részt egy Pénzügy és költségvetés-tervezés nem pénzügyi menedzserek számára tanfolyamon

Érdeklődjön a helyi egyetemi üzleti iskoláknál az Executive Education alatt. A legtöbb üzleti iskola egy-három napos, nem hitelalapú tanfolyamokat kínál. A tanfolyam alatt vagy után szánjon időt a vállalat éves jelentésének áttekintésére, és ismerje meg a különböző pénzügyi mutatókat és jelentéseket.

Kezelje osztályának költségvetését úgy, mintha az a saját vállalkozása lenne

Amikor nagy szervezeteknél dolgozunk, hajlamosak vagyunk úgy kezelni a cég pénzét, mintha az fán nőne. Nem, és most az Ön feladata, hogy vezetőként személyesen átvegye osztálya erőforrásait.

Legyen csapatjátékos

Ha lehetséges, tekintse át menedzsere költségvetését. Bár fontos, hogy a saját költségvetését átvegye, egysége egy nagyobb entitás része. Kérje meg a menedzserét, hogy mutassa meg, hová illeszkedik a költségvetése, és hogyan támogatja az átfogó képet, valamint a társaival való kölcsönös függőséget. Előfordulhat, hogy egy másik osztálynak pénzre van szüksége olyan célokhoz, amelyek prioritást élveznek, mint az Öné. Ne várja meg, hogy felkérjék vagy elvigyék – legyen proaktív, és ajánlja fel, hogy segít a társmenedzserének. Stratégiai és együttműködő .

Ne játssz hülye játékokat

Az, hogy mindenki ezt csinálja, nem jelenti azt, hogy nem hülyeség és rossz a cégnek. Példa egy tipikus hülye költségvetési játékra, amelyet a menedzserek játszanak, a „használd vagy veszítsd el” költekezés. Ez az, amikor közeledik az év vége, és a költségvetése az előrejelzés alatt van. A korábbi években, amikor alulköltett, a következő évi költségvetést az adott év tényleges költségvetése alapján határozták meg. Tehát, hogy ne csökkentse újra a költségvetését, bevásárol – vesz olyan dolgokat, amelyekre nincs szüksége, vagy készletezzen fel, ha esetleg szüksége lenne rá.

Kövesse nyomon havi költségeit, és hajtson végre proaktív korrekciókat

Ne feltételezd, hogy valaki megmondja neked, ha túlléped a költségvetést. Sőt, még az is előfordulhat, hogy havi jelentéseket kell kérnie, vagy magának kell nyomon követnie. Ne várjon az év végéig, amikor meglepetés lesz Önnek és főnökének. Addigra már késő kivizsgálni és kijavítani. Legyen elszámoltatható, mérje fel magát, és proaktívan számoljon be vezetőjének.

Legyen átlátható, és vonja be csapatát

Ossza meg költségkeretét csapatával, esetleg bevonja őket az előrejelzés beállításába. Csapata bevonása és a költségvetés-készítési folyamat megértésének segítése a megosztott tulajdon érzetét kelti, és arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy kreatív módszereket találjanak a kiadások kezelésére.

Legyen stratégiai

Ne csak a tavalyi tényeket vegye figyelembe, és ne adjon hozzá 10 százalékot a jövő évi előrejelzéshez. Kezdje a stratégia és a célok kidolgozásával, majd határozza meg a célok eléréséhez szükséges erőforrásokat. Ha a tavalyinál többre van szüksége, készítsen üzleti esetet a kiegészítő finanszírozási igény indoklására.

Ne vigye túlzásba

Míg a költségvetés kezelése fontos szerepet tölt be egy menedzser számára, soha ne tévessze szem elől a legfontosabb eszközöket: az embereit! Ügyeljen arra, hogy legalább ötször annyi időt töltsön csapatod fejlesztése mint a ropogós számok.