A projekt öt szakasza

••• Gary Burchell/Getty Images

Minden nagyobb munkaprojekt öt fázison megy keresztül. A hossza és a részletek projektenként változhatnak, de továbbra is ugyanazt az alapkeretet követik. Míg egyesek projekt módszertanok mint például az agilis megközelítések tömörítik vagy ismétlik a következő szakaszokat gyorsabb, iteratív ciklusokban, az egyes fázisok munkája minden projektben látható és megkülönböztethető.

Az öt szakasz

A projekt formális szakaszai a következők:

1. Megindítás, inicializálás : projektcsapat kialakítása, projekt charter-felvétel és indulás
2. Tervezés : a projekt terjedelmének véglegesítése, a munka részletes lebontásának meghatározása, a kockázat felmérése, az erőforrásigény meghatározása, az ütemterv véglegesítése és a tényleges munkára való felkészülés
3. Végrehajtás : a projekt definíciója és terjedelme által megkívánt tényleges munka elvégzése
4. Monitor és vezérlés : az aktuális menedzsment , jelentéskészítés, valamint az erőforrások és költségvetések ellenőrzése a végrehajtási szakaszban
5. Projekt zárása: a projekt megvalósítása, a tanulságok értékelése, a projektcsapat elnapolása

NAK NEK projekt menedzser csapatukat ezen az öt egymást követő fázison vezetik végig – a projekt méretétől függetlenül – a projekt befejezéséig. Az agilis vagy iteratív fejlesztési típusú projektek esetében a tervezés és a végrehajtás rövid sprintekben vagy sprintekben történik, a szakaszok ismétlődnek, amíg a projekt a megrendelő megelégedésére be nem fejeződik.

Nézzük ezeket a szakaszokat részletesebben.

Megindítás, inicializálás

A szilárd projektkezdeményezés nemcsak sikeressé teszi a projektet, hanem megalapozza az összes jövőbeli szakaszt. A kezdeményezés során kijelöli a projektcsapat tagjait, tájékoztatja őket a projekt általános céljairól, és a lehető legtöbb kérdést felteszi az ügyfélnek vagy a projekt tulajdonosának, hogy hatékonyan tervezhesse meg a projektet. Ez egy nagyszerű alkalom arra is, hogy a csapat lelkesedését ébressze a projekt iránt, és összegyűjtse az utolsó pillanatban lévő részleteket, amelyek befolyásolhatják a projekttervezést. További lépések a következők:

• Tulajdonosi elemzés
• Hozzárendelése egy ügyvezető szponzor
• Charta dokumentum kidolgozása és kommunikációja
• Hivatalos nyitótalálkozó

Tervezés

Miután elindította a projektet, és összegyűjtötte az összes releváns információt, megkezdheti a projekt tervezését. A tervezés szakasza a projekt méretétől, a rendszerezéshez szükséges információ mennyiségétől és a csapat létszámától függ. A tervezés eredményének egyértelműnek kell lennie projekt terv vagy ütemezés, amelyből mindenki követni fogja a rábízott feladatait.

A projekttervező programok, például a Microsoft Project vagy a Basecamp használata rendkívül hasznos a projektek tervezése során. Vannak más ingyenes online lehetőségek is. Mégis, bár a projekttervező program használata hasznos, nem mindig szükséges. Ugyanilyen hatékony az Excel és a Word használata a terv elkészítéséhez és a csapat felé történő közléséhez.

A tervezési szakaszban a konkrét feladatok a következők:

• Kommunikációs terv készítése a különböző érintettek számára
• Részletes munkalebontási struktúra kialakítása
• Azonosítva a kritikus út
• Erőforrások felrajzolása a projekttervre és ennek alapján a munka sorrendjének finomítása projekt függőségek és az erőforrások korlátai
• Részletes ütemterv kidolgozása
• Kockázatok felmérése és kockázati prioritási és kockázatcsökkentési terv kidolgozása

Végrehajtás

Most, hogy szilárd projekttervvel rendelkezik, a csapat megkezdheti a projekt végrehajtását a rájuk bízott feladatok ellenére. Ez az a szakasz, ahol mindenki elkezdi a munkát. A végrehajtási szakaszt hivatalosan személyes találkozókkal kell elindítani, hogy mindenki rendelkezzen azzal, amire szüksége van a projektrész végrehajtásához. A csapat jó úton haladása elengedhetetlen a projekt sikeréhez, ezért világosan fogalmazza meg az ütemtervet és a kommunikációs tervet.

Monitor és ellenőrzés

Amíg a projekt a végrehajtási szakaszban van, elkezdi nyomon követni és irányítani, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tervek szerint halad. A projektek nyomon követésére és vezérlésére számos mód van. Hatékonyak a csoportvezetőkkel való alkalmi bejelentkezések, a szervezett napi „stand-upok” vagy a formálisabb heti állapotmegbeszélések. Az ezekről az értekezletekről vagy kommunikációs csatornákról származó információk tájékoztatják a visszacsatolási hurkot, és végső soron minden olyan újratervezést és módosítást, amely a projekthez szükséges lehet.

További fontos tevékenységek ebben a szakaszban:

• Az előre meghatározott kommunikációs terv betartása annak biztosítása érdekében, hogy az érdekelt felek tisztában legyenek a projekt állapotával
• Munkacsoportok és munkatevékenységek monitorozása a kritikus úton
• Lehetőségek azonosítása az ütemezés teljesítményének javítására a tevékenységek gyors követésével vagy párhuzamos végrehajtásával, vagy szükség esetén az ütemezés összeomlásával erőforrások hozzáadásával
• A tényleges és tervezett költségek nyomon követése
• Egyes esetekben a projektterv megkeresett értékének monitorozása, számítása és jelentéskészítése
• A kockázatok nyomon követése és csökkentése, a kockázati terv szükség szerinti finomítása

Projekt bezárása

Miután a projekt minden részletét és feladatát befejezte, és jóváhagyta az ügyfél vagy a projekt tulajdonosa, végül bezárhatja a projektet. Ez formalitásnak tűnhet, de egy projekt lezárása ugyanolyan fontos, mint annak elindítása, tervezése és végrehajtása.

Egy jó projektmenedzser dokumentálja a projektből származó összes információt, és szépen rendszerezi, hogy szükség esetén visszatérhessen hozzá. Ez egy jó alkalom arra is, hogy utólagos felmérést tartsunk a projektről, hogy a csapat minden tagja elgondolkodhasson azon, hogy mi ment jól vagy mi rosszul a projekt során. Minden fontos projekt megjegyzést is dokumentálni kell, hogy az eredményeket meg lehessen osztani a projekt többi tagjával, és el lehessen helyezni egy projekttörténet mappába. Végül fontos, hogy hivatalosan elnapolják a projektcsapatot, visszajelzést és teljesítményértékelést adva, ahogy azt a cég politikája jelzi.