Hogyan dolgozzunk ki hatékony ülésrendet
A felkészülés határozza meg, hogy eléri-e a kívánt eredményt
••• Ridofranz/iStock/Getty Images Plus
- Agenda kidolgozása
- Meghozandó döntések
- A résztvevők azonosítása
- Rendszeresen tervezett találkozók
- Az Ön ülésének napirendje
Az értekezlet napirendje azoknak a tételeknek a listája, amelyeket a résztvevők remélnek elérni az értekezleten. A napirendet az ülés előtt, legalább 24 órával korábban ki kell osztani, hogy a résztvevőknek lehetőségük legyen felkészülni az ülésre. Lehetőleg lehetőség szerint a napirendet az ülés előtt néhány nappal elérhetővé kell tenni. Minél több idejük van kollégáinak a találkozóra való felkészülésre, annál valószínűbb, hogy felkészülten vesznek részt a hatékony részvételben.
Az ülés napirendjének kidolgozása
A napirend kialakításának első lépése annak meghatározása, hogy szükség van-e más alkalmazottakra is, hogy segítsenek az értekezlet megtervezésében. Ezután döntse el, hogy mit szeretne elérni a találkozó megtartásával, és állapítsa meg, hogy megvalósítható célokat a találkozóhoz . Az Ön által kitűzött célok megteremtik a keretet egy hatékony találkozótervhez. Győződjön meg arról, hogy nem tervezett többet, mint amennyi ésszerűen elérhető a megbeszélésen belül.
Ahogy Stephen Covey mondta 'A rendkívül eredményes emberek 7 szokása' című könyvében: 'Kezdje a célt szem előtt tartva.'Az értekezlet célja meghatározza az értekezlet fókuszát, az értekezlet napirendjét és a résztvevőket.
Ezután fontolja meg, hogy várhatóan mennyi időre lesz szüksége az egyes napirendi pontokhoz. Ha az értekezlet egy óráig tart, és öt napirendi pontja van, ez általános képet ad arról, hogy milyen időkerettel dolgozik. Ez nem azt jelenti, hogy minden napirendi pontnak pontosan 12 percesnek kell lennie, de az öt együttvéve ennél több időt nyilvánvalóan nem átlagolhat.
Meghozandó döntések
Az átfogó cél meghatározása után Önnek vagy csapatának meg kell hoznia bizonyos döntéseket. Az értekezlet célján vagy célján kívül a napirendhez csatolja a következőket is:
- A találkozó dátuma, időpontja és helyszíne
- Résztvevőkre van szükség az ülésen
- Tárgyak megvitatásra
- A csoportnak várhatóan mennyi időre lesz szüksége az egyes tételek megbeszélésére
- Előzetes munka a találkozóra. Ez magában foglal minden olvasatot, dokumentáció , adatok, megbeszélések jegyzőkönyvei egy korábbi megbeszélésről, vagy bármilyen más előkészület, amely sikeressé teszi a tényleges találkozót. A megfelelő dokumentumokat csatolni kell az ülés értesítőjéhez és a napirendhez, amikor azokat a meghívott résztvevőknek kiosztja.
A résztvevők azonosítása
Miután eldöntötte, hogy céljának eléréséhez szükség van egy értekezletre, össze kell állítania a résztvevők listáját. Nem minden alkalmazott tud és nem is kell minden megbeszélésen részt vennie, de a megfelelő résztvevők meghívása növeli a siker valószínűségét. Határozza meg a résztvevők számát úgy, hogy feltesz magának néhány kérdést:
- Kinek kell birtokolnia a csoport által kidolgozott megoldást?
- Kié a folyamat, amelyet a csoport tárgyal?
- Kinek kell tudnia az Ön által terjesztett információkat?
- Ki tud olyan adatokat és tényeket szolgáltatni, amelyek irányítják a döntéshozatalt?
- Kinek van tapasztalata vagy szakértelme megosztani a csoporttal?
- Kinek kell támogatnia bármilyen megoldás, feladat megvalósítását?
- Kinek kell engedélyt vagy forrásokat biztosítania a találkozó eredményének eléréséhez?
- Ki ellenezhetné bármilyen megoldás vagy irány megvalósítását?
A rendszeresen tervezett ülések napirendje
Nem minden ülésre van szükség egyedileg kidolgozott napirendre. A legtöbb alkalmazott rendszeresen megbeszéléseket szervez osztályai vagy munkacsoportjai számára. Vannak csapatai és projektjei is, amelyekben részt vesznek.
Előfordulhat, hogy egy folyamatban lévő projekt nem igényel újonnan kidolgozott napirendet minden találkozóhoz, de csapatának jól jön, ha szabványos megközelítést alkalmaz a megbeszélésen. A rendszeresen ütemezett munkavállalói értekezlet három részre oszlik, amelyek mindegyikéhez szabványos napirendi pontok tartoznak:
Tájékoztató elemek
Írjon le minden ülésre minden tájékoztató jellegű napirendi pontot. Például a vezető tájékoztatja a csoportot a felsővezetői értekezlet eredményeiről.
Akcióelemek
Tegye fel a napirendre minden olyan pontot, amelyet a csoport várhatóan minden rendszeresen tervezett ülésén át akar majd tekinteni. Például az adott időszakra vonatkozó költségvetési teljesítmény, valamint a csoport által elérni kívánt költségmegtakarítások és folyamatos fejlesztések azonosítása.
Előre tervezés
Tegyenek fel a napirendre minden olyan pontot, amelyet a csoport előre meg akar tervezni vagy felkészülni. Például a következő hónap rövid távú céljai vagy a munkatársak segítségének szükségessége a közelgő feladatokhoz.
Ha követi ezeket az irányelveket az értekezlet napirendjének kialakításakor, növeli annak valószínűségét, hogy a megbeszélés eredményesebb lesz.
Mit vegyen fel a találkozó napirendjére
Egy rendszeresen ütemezett értekezlet napirendje segíthet elérni a kívánt eredményeket azáltal, hogy felvesz néhány alapvető pontot:
- Bemelegítés és üdvözlet. Fontolja meg röviden jégtörő attól függően, hogy a csoport milyen gyakran találkozik. Még egy online találkozón is lehetnek résztvevők jól szolgálja egy jégtörő.
- Tekintse át az értekezlet célját, napirendjét, várható eredményeit és termékeit.
- Az előző ülés jegyzőkönyvének áttekintése, javítása (szükség esetén) és jóváhagyása.
- Adja meg a megfelelő osztály- és vállalati információkat, amelyekre a csapatnak szüksége van.
- Tekintse át a cselekvési tételek, cselekvési tervek és kötelezettségvállalások előrehaladását. Tekintse át a csoport előrehaladását a célok elérésében.
- Az ülés napirendi pontjainak megvitatása és döntéshozatala.
- Határozza meg a következő lépéseket.
- Határozza meg a következő ülés célját, eredményét és napirendjét.
- Az értekezlet végén a jegyzetkészítőnek át kell tekintenie az emberek által az értekezlet során tett kötelezettségvállalásokat.
- Határozza meg, hogy a csoportban nem szereplő személyektől milyen segítségre van szüksége, és bízza meg a résztvevőket, hogy lépjenek kapcsolatba.
- Határozza meg, hogy az értekezlet résztvevői közül kinek mit kell tudnia, és döntse el, hogyan fogja megvalósítani a kommunikációt.
- A jegyzõkönyvet az ülést követõ 24 órán belül, vagy ha a jegyzõ elektronikus úton vette fel, azonnal ki kell osztani.
Alsó vonal
Hatékonyabbá teheti online vagy személyes találkozóit, és nagyobb valószínűséggel hozza meg a kívánt eredményt, ha részletes napirendet készít. A napirend annak az eredménye, hogy fegyelmezetten gondolkodik az elérni kívánt eredményekről. Az értekezlet napirendje tervének és céljainak külső megnyilvánulása.
Cikkforrások
FranklinCovey. ' 2. szokás: Kezdje a véget szem előtt tartva .' Hozzáférés: 2021. január 20.