A dokumentálás jelentősége az emberi erőforrásokban
A dokumentáció jó szolgálatot tesz Önnek jogi és etikai szempontból
••• annebaek / Getty Images
TartalomjegyzékKiterjedTartalomjegyzék- Dokumentáció egy rekordról
- A dokumentáció típusai
- Dokumentáció használata
- Teljesítménydokumentációs minták
- A késések és a hiányzások dokumentálása
- A teljesítmény dokumentálása
A dokumentáció a munkavállaló írásos és megőrzött nyilvántartása foglalkoztatás eseményeket. Ezek a nyilvántartások kormányzati és jogilag kötelező elemekből, a vállalati politika és gyakorlat által megkövetelt dokumentumokból, a legjobb emberi erőforrás gyakorlatok által javasolt dokumentumokból, valamint a foglalkoztatási események formális és informális nyilvántartásából állnak.
Dokumentáció egy foglalkoztatási nyilvántartásról
A munkavállaló dokumentációs feljegyzése írásos beszámolót tesz tevékenységeiről, megbeszéléseiről, teljesítmény coaching incidensek, tapasztalt irányelvsértések, fegyelmi intézkedések, pozitív hozzájárulások, jutalom és elismerés, vizsgálatok, követelmények és célok teljesítésének elmulasztása, teljesítményértékelés , és több.
Gondoljon a foglalkoztatási dokumentációra úgy, mint egy alkalmazottnak a szervezetével fennálló kapcsolatának történetére – jó és rossz értelemben.
Ezeknek a nyilvántartásoknak a vezetése lehetővé teszi a munkáltató és a munkavállaló számára, hogy megőrizze az események és megbeszélések írásos történetét, amelyek egy adott esemény körül történtek. A munkaviszony dokumentálása olyan írásos feljegyzést ad, amely szükséges lehet a munkavállalói tevékenység alátámasztásához promóció , alkalmazott fizetésemelések , és fegyelmi eljárás -beleértve munkaviszony megszüntetése .
Az alkalmazottakról szóló dokumentáció, ha szükséges, általában pozitív és negatív is. Ez tényszerű, nem ítélkezés. Az eseményeket úgy írja le, ahogyan azok bekövetkeznek, nem pedig a szemlélőnek az eseménnyel kapcsolatos véleményén és gondolatain alapul. A dokumentáció leírja azokat az intézkedéseket is, amelyeket olyan figyelemre méltó esetekben hajtottak végre, mint például a munkavállalók hivatalos elismerése vagy fegyelmi eljárás.
Ne feledje, hogy a dokumentációt a lehető legközelebb kell elkészítenie az incidens bekövetkeztéhez, hogy a feljegyzések időszerűek, részletesek és pontosak legyenek.
Egy jogi eljárás során a munkavállaló múltbeli teljesítményére vonatkozó dokumentáció gyakran kritikus fontosságú a munkáltató által az esemény során tapasztalt kimenetel szempontjából. A cél az, hogy igazságos képet adjunk a munkavállaló teljesítményéről anélkül, hogy pusztán a negatív eseményekre összpontosítanánk.
A dokumentáció típusai
Irányelvek, eljárások, a munkavállalói kézikönyv , és teljesítményfejlesztési terveket olyan dokumentációs formák is, amelyek rögzítik elvárt munkavállalói magatartás és a munkahelyi követelmények a rendezett, tisztességes munkahely fenntartása érdekében, ahol az alkalmazottak tudják, mit várnak el tőlük.
A feljegyzések egyben a vádlott, a vádló és a tanúk írásbeli nyilatkozatai olyan ellenséges munkahelyi eseményekről, amelyekben alkalmazotti kötelességszegést követnek el, mint pl. szexuális zaklatás vagy más súlyos kihágás.
Ez a dokumentáció olyan állandó feljegyzéseket is tartalmaz, mint például az aláírt, írásos munkavállalási kérelem foglalkoztatási referenciák , pályázati anyagok, például önéletrajzok és kísérőlevelek, valamint háttérellenőrzés. Félretéve a alkalmazottak személyi aktája , egyéb papírmunkák, mint pl I-9 űrlap (amely igazolja, hogy a munkavállaló jogosult-e dolgozni az Egyesült Államokban) szintén karbantartják, csakúgy, mint az orvosi feljegyzések, FMLA rekordok , és így tovább.
A dokumentáció informális is lehet, például a vezető feljegyzésében az alkalmazottal egy év során folytatott megbeszéléseiről. Fontos, hogy vezetők ezt a dokumentációt minden jelentéstevő alkalmazottjukon megőrizzék. Egyetlen alkalmazottat sem szabad kiemelni a teljesítmény miatt a dokumentáláshoz. Az egyik alkalmazottnak a többiektől eltérő kezelése a későbbiekben diszkriminációként értelmezhető.
A dokumentáció lehet formális, és a munkavállaló kezében maradhat személyi akta . Az alkalmazottaknak alá kell írniuk ezt a dokumentációt, ezzel igazolva, hogy megkapták a másolatot, és teljes egészében áttekintették a dokumentumot. A munkavállaló aláírása nem jelenti a dokumentációban foglaltakkal való egyetértést.
Dokumentáció használata
A kritikus incidensek dokumentálása, legyen az pozitív vagy negatív, szintén ajánlott, hogy a vezetők nyilvántartást kapjanak az alkalmazottak teljesítményéről egy adott időszakra kiterjedően.
A szervezetek az általuk vezetett dokumentációt más módon is felhasználhatják. Ezek magukban foglalhatnak eljárásokat, munkautasításokat és számítógépes szoftverre vonatkozó utasításokat, hogy csak néhányat említsünk, de az emberi erőforrás funkció szempontjából ezek a dokumentáció általános felhasználási módjai. A következő rész a dokumentálással kapcsolatos utasításokat ismerteti megfelelően .
Teljesítménydokumentációs minták
Az alkalmazott teljesítményére vonatkozó dokumentáció lehetővé teszi Önnek fegyelem , befejezni , vagy méltányosan előmozdítani, jutalmazni és elismerik alkalmazottak. Dokumentumok hiányában ezen intézkedések bármelyikének ügyét nehéz, és potenciálisan kockázatos a munkáltató számára.
A munkáltatónak el kell kerülnie minden lehetséges vádat a a munkavállalókkal szembeni diszkriminatív bánásmód . Minden törvényszerűségtől eltekintve a jó munkáltatók olyan munkakörnyezetet szeretnének kialakítani, amely tisztességes, következetes, és támogatja az alkalmazottak céljait és karrierterveit.
Ezt a környezetet támogatja a vezető szakmai dokumentációja az alkalmazottak teljesítményéről – mind a dicsérő magatartásról, mind a korrekciót vagy javítást igénylő tevékenységekről. Ezek dokumentálásáról korábban részletesen volt szó. A következő helyzetek további példákat adnak a megfelelő dokumentációra.
A késések és a hiányzások dokumentálása
Rossz:
Mark általában késik a munkából. Marknak túl sok munkája hiányzik.
Jobb:
Április 1.: Mark betegen jelentkezett, és nyolc órát kihagyott a munkából.
Április 4.: Márk délelőtt 10 órakor érkezett a munkahelyére, két órás késéssel a tervezett kezdési időponthoz képest.
Április 6.: Mark orvosi időpontot egyeztetett, majd otthon maradt, hogy új kemencét szereltessenek be.
Április 12.: Mark betegen jelentkezett, és nyolc órát kihagyott a munkából.
A teljesítmény dokumentálása
Rossz:
Mary megbízhatatlan. Aligha teszi azt, amit elkötelezett.
Jobb:
Május 2.: Mary megígérte, hogy a termékjavaslat első vázlata a mai heti ülésen megtekinthető lesz. Mary nem a várt módon készített dokumentumtervezetet. Azt mondta, túl elfoglalt volt, és az emberek, akiknek segítségre volt szüksége, nem jöttek vissza vele.
A menedzser így válaszolt: Milyen segítségre volt szüksége? Információ? Ki nem jött vissza hozzád, és mire volt szükséged tőlük?
Carlnak és Michaelnek tájékoztatnia kellett Maryt a fejlődésükről.
Mi az, ami annyira elfoglalt, hogy nem volt időd teljesíteni az elkötelezettséged? Túl sok kötelezettséget vállal korlátozott órákkal, hogy teljesítse azokat.
Miben segíthetek?
Mikor teszi elérhetővé a dokumentumtervezetet áttekintésre?
Következtetésképpen
Ezek a minták áttekintést adnak arról, hogyan néz ki a hatékony dokumentáció a helytelenül megírt dokumentációval szemben. Kövesse ezt a tanácsot, hogy hatékonyan és legálisan dokumentálja az irányelveket, a teljesítményt és az eseményeket a munkahelyén.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk hitelesek, de nem garantálják a pontosságot és a jogszerűséget. Az oldalt világszerte széles közönség olvassa és munkaügyi törvények és a szabályozás államonként és országonként eltérő. Kérem kérjen jogi segítséget , vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati források segítségét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogi értelmezése és döntései megfelelnek az Ön tartózkodási helyének. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.