Menedzsment És Vezetés

1. szintű vezetési készségek

Menedzsment készségek kezdőknek

Két irodai munkatárs beszélget

••• Getty Images

TartalomjegyzékKiterjedTartalomjegyzék

1. szintje a Menedzsment készségek piramisa bemutatja azokat az alapvető készségeket, amelyeket minden kezdő vezetőnek el kell sajátítania. Ez az alapja a vezetési készségek piramisának, amely megmutatja, hogy a vezetőnek milyen készségeket kell elsajátítania ahhoz, hogy sikeres legyen, és megmutatja, hogy ezek a vezetési készségek hogyan épülnek egymásra a siker felé.

Alapvető vezetési készségek

Négy alapvető vezetési készséget kell mindenkinek elsajátítania ahhoz, hogy rendelkezzen siker egy vezetői munkakörben . Ez a négy alapvető készség a tervezés, szervezés, irányítás és ellenőrzés, és ezeket az alábbiakban külön tárgyaljuk.

Terv

Tervezés minden irányítási feladat első és legfontosabb lépése. Ez a leggyakrabban figyelmen kívül hagyott vagy szándékosan kihagyott lépés is. Míg az összeg tervezés és a szükséges részletezés feladatról feladatra változhat, ennek a feladatnak a kihagyása biztos katasztrófa előidézése, kivéve a vakszerencsét.

Ez adja a tervezés 6 P-jének régi közmondását: Az előzetes tervezés és előkészítés megakadályozza a rossz teljesítményt (vagy a 7 P: megfelelő, előzetes, tervezés, megelőz, piszkál, rossz, teljesítmény), attól függően, hogyan számolunk.

Bár a legtöbben a tervezés kifejezést az általános üzleti tervezéssel társítják, a tervezésnek három különböző szintje létezik:

Különféle tervezési módokat alkalmaznak a felkészültségi szintek és területek eléréséhez:

A hatékony tervezéshez szükséges alapvető vezetési készségek

Íme néhány mintakészség, amelyekkel rendelkeznie kell a hatékony tervezéshez.

Szervez

Menedzsernek kell lennie képes csapatokat szervezni , feladatokat és projekteket annak érdekében, hogy a csapat munkáját a leghatékonyabb és legeredményesebb módon végezze el. Kezdő menedzserként kisebb munkacsoportot vagy projektcsapatot szervezhet. Ugyanezekre a készségekre lesz szükség későbbi karrierje során, amikor osztályt vagy új részleget kell megszerveznie a vállalatnál.

Nyilvánvaló, hogy átfedés van a munka tervezése és megszervezése között. Ahol a tervezés arra összpontosít, hogy mit kell tennie, a szervezés operatívabb, és jobban összpontosít arra, hogyan lehet a legjobban elvégezni a munkát.

Alapvető vezetési készségek, amelyek a hatékony szervezéshez szükségesek

A munka megszervezésekor a következőket kell tennie:

  • Határozza meg a terv megvalósításához szükséges szerepeket
  • Rendeljen feladatokat a szerepekhez
  • Határozza meg a legjobb erőforrást (emberek vagy felszerelések) a szerepkörhöz
  • Szerezze be az erőforrásokat, és ossze be a szerepekhez
  • Rendeljen erőforrásokat a szerepekhez, és ruházzon át rájuk hatáskört és felelősséget.

Függetlenül attól, hogy egy kis csapatot vagy egy projektet bíztak meg az irányítással, kezdő vezetőknek is tudniuk kell szervezni irodák és adatrendszerek.

Bővebben a szervezéssel kapcsolatban

Előfordulhat, hogy fizikailag nem tudja mozgatni az embereket, hogy összeállítsa a csapatát, de mérlegelnie kell a lehetőséget. Másrészt előfordulhat, hogy több embert kell beköltöztetnie egy kis helyre, és meg kell szerveznie a dolgokat, hogy a csapat hatékonyan működhessen ezen a téren. Karrierje későbbi szakaszában előfordulhat, hogy irodát kell szerveznie több különböző részleg csapatainak és speciális igényeiknek megfelelő elhelyezéséhez.

Ezenkívül képesnek kell lennie az összes számítógépes rendszer megszervezésére, amely kezelni fogja a csapatának összegyűjteni vagy terjeszteni kívánt adatokat. El kell döntenie, hogy például megosztott weboldalakat kell-e beállítania a cég intranetén, vagy csak egy megosztott mappát a fájlszerveren. Döntse el, hogyan fogja felszerelni a rendszereket, hogy mindenki, akinek információra van szüksége, hozzáférjen hozzá (és hogy az ne legyen elérhető azok számára, akiknek nem kellene látniuk, mint a versenytársak).

Ha a csapatának az információn kívül másra van szüksége vagy mást állít elő, akkor úgy kell megszerveznie, hogy csapata megkapja, amire szüksége van, amikor szüksége van rá, és a megfelelő időben eljuttassa másokhoz, amit a csapata termel.

Szervezd meg magad

Ne feledkezzünk meg a rendszerezésről sem. Még kezdő menedzserként is képesnek kell lennie arra, hogy úgy szervezze meg magát, idejét és terét, hogy a leghatékonyabb legyen.

Végül rá fog jönni, hogy az ritkán elég egyszer projekteket szervezni . Az erőforrások, a célok és a külső tényezők állandó változásai miatt általában át kell szerveznie magát, hogy alkalmazkodjon hozzájuk.

Közvetlen

A rendezés a cselekvés lépése. Megtervezted és megszervezted a munkát. Most muszáj irányítsa csapatát a munka elvégzésére . Kezdje azzal, hogy megbizonyosodjon róla a cél mindenki számára világos a csapatban . Mindenki tudja, mi a cél? Vajon mindannyian tudják, mi a szerepük abban, hogy a csapatot célba juttatják? Megvan mindenük, amire szükségük van (erőforrások, felhatalmazás, idő stb.)

Húzza, ne nyomja

Hatékonyabban irányítja a csapatot a célja felé ha húzod (vezeted őket) ahelyett, hogy megnyomná (dőljön hátra és parancsokat adni ). Akarsz motiválja a csapat tagjait és segítse őket és inspirálja őket a csapat céljaira.

A rendezéshez szükséges alapvető vezetési készségek

Amikor irányítja a csapat munkáját, a következőket kell tennie:

Ellenőrzés

Egyes írók „koordinátának” vagy hasonló kifejezésekkel próbálják „lágyítani” ezt az alapvető menedzsmentkészséget. Az erősebb kifejezés, a kontroll azonban elengedhetetlen ahhoz, hogy a menedzser képes irányítani a csapat tevékenységét .

A fenti lépésekben megtervezte a munkát, megszervezte az erőforrásokat a leghatékonyabb megvalósításhoz, és a csapatot a munka megkezdésére irányította. Az ellenőrzési lépésben figyelemmel kíséred az elvégzett munkát . Összehasonlítod a tényleges haladást a tervvel. Ellenőrzi, hogy a szervezet úgy működik, ahogyan azt tervezte.

Ha minden jól megy, nem kell mást tennie, csak figyelnie. Ez azonban ritkán fordul elő. Egy alkalmazott megbetegszik, az adatbázis rendezése minden iterációnál tovább tart a tervezettnél, egy kulcsfontosságú versenytárs ledobja az árat, tűz tönkreteszi a szomszédos épületet, és több napra evakuálnia kell, vagy más tényező befolyásolja a tervét.

A projekt újrabeállítása

Az irányítási lépés most azt diktálja, hogy lépéseket kell tennie a hatás minimalizálása érdekében, és a lehető leggyorsabban vissza kell állítania a projektet a kívánt célhoz. Ez gyakran azt jelenti, hogy visszatérünk a tervezési szakaszba és módosítjuk a terveket. Időnként szükség lehet a szervezet megváltoztatására. és mindenkit újra kell irányítanod az új célok felé, és inspirálnod kell őket. Ezután természetesen Ön irányítja az új tervet, és szükség esetén módosítja. Ez a ciklus addig folytatódik, amíg be nem fejezi a feladatot.

A kontrollinghoz szükséges alapvető vezetési készségek

A munka irányításakor a következőket kell tennie:

  • Kövesse nyomon a csapat és a projektek előrehaladását
  • Győződjön meg arról, hogy minden szerepet egy alkalmazott tölt be
  • Állítson fel szabványokat a teljesítmény és a minőség tekintetében
  • Segíts a csapatnak megoldani a problémákat, és eltávolítani a sikerük útjában álló akadályokat
  • Biztosítani visszajelzés a megtett intézkedésekről és a csapat fejlődése
  • Biztosítani jutalom és elismerés a csapat sikereiért és a haladás
  • Szükség szerint módosítsa a tervezési, szervezési és irányítási szakaszban hozott döntéseket

A vezetők eszközöket is irányítanak

Az ellenőrzési lépésben szabványokat állít fel a teljesítményre és a minőségre vonatkozóan, majd figyeli, hogy ezek megfelelnek-e. Annyi eszköz áll rendelkezésre, amennyit ellenőrizni kell.

  • Ütemezési eszközök: Számos szoftvereszköz lehetővé teszi az ütemezés bevitelét, majd az előrehaladás rendszeres frissítését. A program kiemeli az ütemterv változásait, így azonosítani tudja a szükséges korrekciós intézkedéseket.
  • Pénzügyi ellenőrzések: vezetőként általában van költségvetése. A Pénzügyi Osztály jelentései tájékoztatják Önt arról, hogy (emberekre és egyéb erőforrásokra fordított) kiadásai hogyan illeszkednek a tervhez.
  • Az emberek irányítanak: meg kell győződnie arról, hogy a csapat minden tagja a tervek szerint teljesít. Ha nem, meg kell találnia és meg kell szüntetnie az okot. Nem értik a célt? Nincs szükségük erőforrásra vagy készségre? Túl nagy számukra a feladat, és módosítani kell, vagy másik erőforráshoz kell rendelni? A menedzser munkája azt jelenti, hogy megadja csapatának tagjait visszajelzést arról, hogy teljesítményük hogyan felel meg a tervnek . Amikor nem, korrekciós intézkedéseket kell tennie .

Alsó vonal

A kezdeti vezetési készségek: tervezés, szervezés, irányítás és ellenőrzés alapvető fontosságúak ahhoz, hogy a vezető képes legyen elérni a kitűzött céljait, projektjeit, valamint a szervezet azon részének munkatermékeit és előrehaladását, amelyért a vezető felelős. Ezen alapkészségek mindegyikének sikerével a vezető jó úton halad a sikeres vezetői karrier felé.