A 10 legjobb módszer a távoli értekezlet hatékonysá tételére

Használja ezeket a tippeket a távoli megbeszélések tökéletesítéséhez

A koronavírus-válság előtt a cégek maguk döntöttek, ha akarnak az alkalmazottak távolról dolgozhatnak vagy hogy teljes munkaidős irodai jelenléti követelmény legyen. Hirtelen felborult a világ, és a vállalkozások többségének át kellett váltania és alkalmazkodnia kellett a távmunka modelljéhez.

Azonban még akkor is, ha az otthon maradásra vonatkozó rendelések végül véget érnek, a távoli megbeszélések hatékony lebonyolításának ismerete továbbra is nagyszerű készség lesz. Valószínűleg ez a távmunka tapasztalata – legalábbis az idő egy részében, ha nem mindig – támogatókat gyűjt majd. Íme 10 módszer, amellyel távoli megbeszéléseit a leghatékonyabbá teheti.

Kiváló technológiai eszközökre van szüksége

Ha Ön a Hozd a saját eszközöd kultúráját (BYOD), az embereknek sokféle rendszerük és képességük lesz. Előfordulhat azonban, hogy alkalmazottai nem rendelkeznek azzal, amire szükségük van egy sikeres videokonferencián való részvételhez. Fontolja meg a laptopok szabványosítását, vagy legalább egy minimális szabvány beállítását, hogy a videokonferencia egyértelmű és hatékony legyen.

Többféle technológiát szeretne használni a távoli megbeszélésekhez, hogy az alkalmazottak hatékonyak és tapasztaltabbak legyenek. Ez azt is jelentheti, hogy minőségi fejhallgatókba kell fektetni, amelyek segíthetnek kiszűrni a háttérzajt, valamint megakadályozni, hogy mások visszajelzései legyenek a videohívás során.

Tartsa be a sikeres megbeszélés alapjait a távoli értekezletekhez

Gyakoriak az oldalbeszélgetések és a csevegés a személyes találkozó előtt, de ez nem mindig működik olyan jól a virtuális helyzetekben. A találkozó szakértői, Bob Frisch és Cary Greene azt javasolják, hogy a virtuális értekezlet zökkenőmentes lebonyolítása érdekében alakítsanak ki formális felépítést, egy kijelölt facilitátort, egy napirendet, és állítsanak be határidőket.

Mint minden sikeres találkozón , akkor az összehívás okát, célját és azt is előre kell jeleznie, hogy a döntéstől, a kimeneteltől vagy az eredményektől utólag hogyan fog kinézni.

Ne becsülje alá a szocializációs tényezőt

Számos oka lehet annak, hogy a távoli alkalmazottak miért szeretnének értekezleteket tartani: információk megosztása, ötletbörze, tevékenységek koordinálása és általában a csapatépítés. De az egyik fontos indok a távoli találkozó megtartására a szocializáció. A távoli csapatoknak társadalmi kötelékeket kell kiépíteniük a jobb együttműködés érdekében. Jelenleg előfordulhat, hogy több találkozót kell tartania, mint a „szokásos” időkben, mert olyan sokan érzik magukat elszigetelve és elszakadva egymástól.

„Minél jobban ki tudja építeni a közösségi érzést, annál jobb mindenki érzelmi egészsége és munkateljesítménye” – mondja. szerző és a digitális ügynökség vezetője, Howard Tiersky. „Egy jól lebonyolított találkozó valójában fényes folt lehet egy egyébként sivár és nyomasztó napon.”

Egy virtuális jégtörő vagy tevékenység is segít abban, hogy pozitívan kezdje el a távoli találkozót, és jobban ösztönöz egy ésszerű lépést a fő témára, mint az üres fecsegést. Még a szórakoztató jégtörő segít felmelegíti a csoport beszélgetését.

Némítás, amikor szükséges

A háttérzajok, például az emberek jegyzetelnek a laptopjukon, óriási zajt adnak a virtuális értekezletekhez. Emlékeztesd a résztvevőket a némításra, ha gépelni fognak (hacsak nem beszélnek), vagy ha más zaj zajlik a háttérben, például gyerekek, tévék, forgalom vagy háziállatok.

Ossza meg reakcióit

Annak ellenére, hogy látja a csapat tagjait, minél többen vesznek részt a távoli értekezleten, annál kevésbé láthatják egymás arcjelzéseit és kevésbé olvashatják a testbeszédet – a kommunikáció lényeges elemei ilyen környezetben. Ez kellemetlen élményhez vezethet.

Ha az emberek némák, a testbeszéd hiánya és a távoli értekezletek általános kínos helyzete mellett, akkor nehézségekbe ütközhet, hogy megtudja, hogyan reagálnak az emberek.

Ha valaki elsüt egy viccet, mondja hangosan: „Ez vicces, mert lehet, hogy nem látja a mosolyodat vagy nem hallja a kuncogását.

Rendeljen öltözködési kódot a távoli találkozókra

Az otthoni munka általában lazább munkanapot tesz lehetővé, de vannak, akik túlságosan is mérsékelték. Például egy floridai bírónak emlékeztetnie kellett az ügyvédeket, hogy a virtuális bírósági tárgyalásokon keljenek fel az ágyból, és vegyenek fel rendes ruhát. Győződjön meg arról, hogy alkalmazottai ismerik a vállalkozást üzleti öltözékükkel szemben támasztott elvárások .

Adjon minden résztvevőnek esélyt a beszédre

Egy rendszeres értekezleten elvárhatja, hogy az emberek megszólaljanak, ha szükséges. A közösségi jelzések hiánya és az ajánlott némítás miatt az emberek nehezen tudják elmondani, amit mondaniuk kell. A a segítőnek vagy a találkozó vezetőjének meg kell kérdeznie az embereket kifejezetten azért, hogy felszólaljon, vagy lehetőséget adjon minden résztvevőnek visszajelzésre vagy ötletek megosztására.

Egy távoli értekezleten egyes alkalmazottak kényelmesebben beszélnek, és nem akarja megengedni, hogy bárki domináljon. Ezért a facilitátor meg akarja hívni az embereket név szerint, hogy a csapat minden tagja kommunikálhasson.

Használja ki az eszköz csevegési funkcióját és videóképességét

Ha a virtuális értekezlet-eszköz rendelkezik csevegési funkcióval, kérje meg az embereket, hogy használják. A csevegőablak értékes hely a fontos ötletek feljegyzéséhez és kérdések feltevéséhez anélkül, hogy az előadót megzavarná.

Megkérheti a távoli értekezlet résztvevőit is, hogy kapcsolják be az eszköz vagy a laptop videokomponensét. Ez egy hasznos módja annak, hogy segítsen az embereknek a feladat elvégzésében és hatékonyan részt venni a távoli értekezleten.

Ha látják egymást, akkor tudja, hogy a munkatársa részt vesz-e a megbeszélésen. Ha vizuális kontaktust használ, kérje meg a résztvevőket, hogy üljenek otthonuknak olyan helyre, amely nyugodt és nem zavarja el a figyelmét.

Ne féljen megoldani a nehéz problémákat egy távoli megbeszélés során

Amint arra Frisch és Greene a Harvard Business Review munkatársa utal, csábító lehet csak azt sugallni, hogy bizonyos sürgető problémák megoldásával mindenki várja meg, amíg vissza nem tér az irodába. De most foglalkoznia kell a mai aggodalomra okot adó témákkal. A problémák elhalasztása lehetővé teszi számukra gyorsítani , ami ellentétes az üzleti sikerrel.

Bánj kedvesen és tisztelettel az emberekkel

Míg az emberek hajlamosak öntudatosabbak lenni a kamera előtt, mint a személyes beszélgetések során, az udvariasság tanúsítása mindig jó tanács bármilyen típusú találkozáshoz. Ne kritizálja az embereket a világítás, a kamera elhelyezése vagy más vizuális probléma miatt a megbeszélés során. Ezeket a dolgokat az ülés előtt kell kijavítani, egyenként.

Alsó vonal

Remélhetőleg ezek a tippek segítenek abban, hogy a távoli találkozók hatékonyabbá és értékesebbé váljanak. Nemcsak eszközként kell szolgálniuk ahhoz, hogy az alkalmazottak kényelmesebben üljenek a kamera előtt és részt vegyenek a részvételben, hanem erősítik az Ön képességét a beszélgetés lebonyolítására és irányítására. És mint sok előtte álló munkahelyi kihívás, a virtuális értekezletek idővel, gyakorlással, kitartással és türelemmel javulni fognak.

Cikkforrások

1. Harvard Business Review. ' Mi kell egy nagyszerű virtuális találkozó lebonyolításához .' Hozzáférés: 2020. április 22.

2. HR Dive. ' Szándékos interakció: Hogyan ösztönözheti a HR a hatékony online találkozókat .' Hozzáférés: 2020. április 22.

3. Inc. A bírói kérés kiemeli, miért van szüksége távmunka öltözködési kódra .' Hozzáférés: 2020. április 22.