Fontos időgazdálkodási készségek a munkahelyi sikerhez
••• PM Images / The Image Bank / Getty Images
- Mik azok az időgazdálkodási készségek?
- Az időgazdálkodási készségek típusai
- Prioritás meghatározása
- Ütemezés
- Feladatkezelés
- Munkaterhelés kezelése
- Delegáció
- További időgazdálkodási készségek
- Példák az időgazdálkodásra a munkahelyen
Mik azok az időgazdálkodási készségek, és miért fontosak a munkahelyen? Azok az alkalmazottak, akik jól gazdálkodnak az idejükkel, produktívabbak, hatékonyabbak és nagyobb valószínűséggel tartják be a határidőket. A legfontosabb és időérzékeny feladatokra összpontosítanak, és korlátozzák a nem alapvető feladatokra pazarolt időt.
Időgazdálkodási készségek, mint a többi puha készségek , mint például szervezeti képességek , nagy a kereslet. A munkaadók felmérik az Ön időgazdálkodási képességét, valamint azt, hogy csapata mennyire hatékonyan tudja elérni az osztály céljait.
Ismerje meg az időgazdálkodási készségeket, értse meg, miért értékesek a munkahelyen, tekintse át az időgazdálkodási készségek különböző típusait, és nézzen meg példákat arra, hogyan használják őket a munkában.
Mik azok az időgazdálkodási készségek?
Az időgazdálkodás magában foglalja mind a saját, mind a többiek idejének kezelését. Idő beosztás hatékony munkavégzést jelent, és a munkaadók minden iparágban olyan munkatársakat keresnek, akik optimálisan tudják kihasználni a munkájuk során rendelkezésre álló időt. Az időmegtakarítás pénzt takarít meg a szervezetnek és növeli a bevételt.
A hatékony időgazdálkodás megköveteli, hogy a személyzet elemezze a munkaterhelését, kijelölje a prioritásokat, és továbbra is a produktív erőfeszítésekre összpontosítson.
Azok az alkalmazottak, akik kiváló időbeosztásúak, kiküszöbölik a zavaró tényezőket, és segítséget kérhetnek kollégáiktól céljaik elérésében.
Az időgazdálkodási készségek típusai
A mérleg
Prioritás meghatározása
Lehetséges, hogy lehetetlen minden egyes percnyi feladatot elvégezni, amit elvárnak tőled. Lehet, hogy mindent egyszerre szeretne megtenni. De fontossági sorrendet kell felállítani, hogy a legfontosabb feladatokat ésszerű sorrendben tudja elvégezni. A prioritás meghatározásakor vegye figyelembe az olyan tényezőket, mint például, hogy az egyes feladatokat mikor kell elvégezni, mennyi ideig tarthat, mennyire lehet fontos mások számára a szervezetben, mi történhet, ha egy feladatot nem végeznek el, és megszakadhat-e bármely feladat a folyamat szűk keresztmetszete miatt.
- Kiosztás
- Elvárások kezelése
- Hulladékmegelőzés
- A kérések és igények rangsorolása
- Nagy értékű tevékenységek (HVA)
- Teljesítményértékelések
- Célmeghatározás
Ütemezés
Az ütemezés azért fontos, mert bizonyos feladatokat meghatározott időpontokban kell elvégezni. Az ütemezés hatással van az Ön napjára, hetére, hónapjára, valamint mások munkafolyamatára. A legtöbbjüknek meghatározott napszakai vannak, amikor többé-kevésbé produktívak az energiaszint és a napi szükségletek következtében. Az időbeosztás jó módja lehet a halogatás elkerülésének.
- Ütemezési szoftver
- Szándékosság
- Pontosság
- A tágabb célok mérföldkövekre bontása
- A mérföldkövek projektekre bontása
Feladatkezelés
A teendőlisták (megfelelően rangsorolva és az ütemtervbe integrálva) nagyszerű módja annak, hogy ne felejts el valami fontosat. Ezenkívül nagyszerű módja annak, hogy elkerülje, hogy egész nap azon gondolkozzon, amit tennie kell. A feladatok emlékezése energiát igényel, és mindenre gondolni, amit egész héten meg kell tennie, kimerítő és nyomasztó lehet. Ossza fel az összes szükséges feladatot egy listára minden napra, és nem kell egyszerre aggódnia. Csak végezze el a feladatait egyik napról a másikra.
- Proaktív
- Adagolás
- Napi, heti és havi teendőlisták készítése
- Többfeladatos
- Alaposság
- Szervezet
- E-mail kezelése
Munkaterhelés kezelése
A munka ütemezése, még akkor is, ha furcsa dolognak tűnik készségnek nevezni, fontos időgazdálkodási koncepció. Bár a hosszú munkaidő vagy a szünetek kihagyása néha rövid távon javíthatja a termelékenységet, a későbbi kimerültség biztosítja, hogy az általános termelékenység valóban csökkenjen. A ritka vészhelyzetek kivételével fontos, hogy ellenálljon a túlmunka kísértésének. Igényelje be az ütemtervébe a szükséges szüneteket és egy ésszerű abbahagyási időt.
Az optimális munkaterhelés ismerete és betartatása biztosítja a teljesítmény következetességét, és elkerüli a kiégést. A munkaadók azt akarják, hogy hosszú távon számíthassanak Önre.
- Folyamatkezelés
- Magabiztosság
- Hulladék megszüntetése
- Szüneteket tart
Delegáció
Attól függően, hogy milyen típusú munkát végez, képes lehet rá delegál néhány feladatot . Fontos képesség tudni, hogy mit és mikor kell delegálni. Vannak, akik ellenállnak a delegálásnak, vagy azért, mert meg akarják őrizni az irányítást, vagy azért, mert pénzt akarnak megtakarítani azzal, hogy nem vesznek fel asszisztenseket. Mindkét megközelítés végső soron rontja a termelékenységet és növeli a költségeket.
Ne feledje azonban, hogy ha szorgalmasan gyakorolja az időgazdálkodást, és mégsem tud mindent elvégezni, akkor lehet, hogy túl sokat próbál tenni. Jobb, ha néhány feladatban sikerül sikert aratni, mint megkísérelni sok feladatot és elbukni.
- Szakértői segítséget kérek
- Moderáló találkozók
- Bemutatás
- Csapatmunka
- Vezetés
- Együttműködés
- Motiváció
További időgazdálkodási készségek
Itt több időbeosztást talál az önéletrajzokhoz, motivációs levelekhez, álláspályázatokhoz és interjúkhoz. A szükséges készségek attól függően változnak, hogy milyen állásra jelentkezik, ezért tekintse át a készségek állás szerinti listáját is. és a készség típusa .
- Auditálás
- Önellátó
- Nyitottság
- Termelékenységi szoftver
- Kommunikáció
- Alkalmazkodóképesség
- Magas stressztűrés
- Megbízhatóság
- Figyelem a részletekre
- Deduktív érvelés
- Induktív érvelés
- Kritikus gondolkodás
- Értékelő
- Folyamatos fejlesztés
- Kockázat kezelés
- Hibaelhárítás
- Minőségbiztosítás
- Projektmenedzsment
- Konfliktus kezelés
- Megkülönböztetés
- Megfelelés
- Artikuláló
- Ötletelés
- Hatékonyság
- Szorgalom
- Probléma érzékenység
Példák az időgazdálkodásra a munkahelyen
Ez a lista példákat mutat be a hatékony munkaidő-gazdálkodásra.
A-E
- A tervek igazítása a változó körülményekhez.
- Idő beosztása konkrét feladatokra.
- Folyamatok elemzése és a feladat legegyszerűbb végrehajtási módjának kiválasztása.
- Segítséget kérni, ha túlterheltek az igények.
- Magabiztosság, hogy nemet mondjunk a nem megfelelő igényekre, amelyek elvonják a figyelmet a központi feladatokról.
- Bonyolultabb feladatok megtámadása, amikor a legmagasabb az energiája és a legélesebb a koncentrációja.
- Az idő eltöltésének ellenőrzése.
- Kerülje a túlzott kis beszélgetéseket a munkatársakkal.
- A halogatás elkerülése; aggódás helyett cselekedni.
- A tágabb célokat kisebb részekre bontani, és egyszerre csak egy lépésre összpontosítani.
- Projektek felosztása kezelhető részekre.
- Napi, heti és havi teendőlisták készítése.
- Menetrendek készítése.
- Rutinosabb feladatok delegálása alacsonyabb szintű munkatársakra.
- Étkezzen jól az energia fenntartásához.
- Az időpazarlás megszüntetése.
- Edzés és egyéb stresszcsökkentő tevékenységekben való részvétel a szabadidőben, hogy maximalizálja az energiát a munkahelyen.
F Z
- Hatékony találkozók elősegítése; ragaszkodni a találkozók időkeretéhez.
- Hasonló feladatok csoportosítása az átmeneti idő korlátozása érdekében.
- Szervezett munkaterület fenntartása.
- Többfeladatos ; zökkenőmentes váltás egyik feladatról a másikra.
- Nyitottság a dolgok hatékonyabb módjaira.
- szervezés digitális fájlok a könnyű visszakeresés érdekében.
- Tervezze meg a napját előző este vagy első dolga reggel.
- A kérések és igények rangsorolása.
- A projektek listájának rangsorolása és a magasabb értékű feladatokra való összpontosítás, közvetlenebb határidőkkel.
- Pontosság.
- Tegye félre a mobiltelefonokat, hogy elkerülje a személyes üzenetek elterelését, hacsak nincs rá szükség a munkához.
- A teljesítmény felülvizsgálata és a prioritásoktól való eltérések kiküszöbölése.
- Napi, heti és havi célok kitűzése.
- Reális minőségi szabványok felállítása és a perfekcionizmus elkerülése.
- Konkrét időpontok beállítása az e-mailekre való válaszadáshoz.
- Tartson rövid szüneteket az energia helyreállítása érdekében.
- Minden egyes papírdarab megérintése vagy minden e-mail elolvasása, amikor csak lehetséges.
Hogyan emeld ki képességeidet
Adja hozzá a releváns készségeket önéletrajzához: A vezetői asszisztensek és vezetők számára fontosak a fent felsorolt időgazdálkodási készségek szerepeljen az önéletrajzában .
Emelje ki a készségeket a kísérőlevélben: Miközben figyelmesen elolvasta a munkaköri leírást, jegyezze meg levelében a hasonló projekteket ahol kulcsfontosságú volt az időgazdálkodás.
Használjon készségszavakat az állásinterjún: Tekintse át ezeket időgazdálkodási interjúkérdések az állásinterjúk előtt, így készen áll arra, hogy konkrét példákkal válaszoljon a munkateher hatékony kezelésére.
Cikkforrások
O * NET OnLine. ' Készségek — Időgazdálkodás .' Hozzáférés: 2021. december 16.